Projekt-Workflows und Fristen

Nur Administratoren können unter Einstellungen → Workflows automatische Abläufe konfigurieren. Jede Karte gehört genau zu einem Projekt; das Speichern einer Karte verändert kein anderes Projekt. Ohne aktivierten Schalter läuft die zugehörige Automatik nicht.

Erledigt automatisch schließen

1. Aktiviere Erledigte Tickets automatisch schließen und Kunden benachrichtigen.
2. Trage bei Tage nach „Erledigt“ bis „Geschlossen“ einen Wert von 1 bis 365 ein.
3. Speichere die Projektkarte.

Der Cronjob prüft ausschließlich Tickets mit dem Status Erledigt. Nach Ablauf der Frist wechselt das Ticket auf Geschlossen, erhält einen protokollierten Workflow-Eintrag und der Kunde bekommt die Abschlussmail des Projektpostfachs. Warten auf Kunde wird nicht automatisch geschlossen. Ist die Zustellung nicht möglich, bleibt der Versandfehler nachvollziehbar; Tickessa behauptet keinen erfolgreichen Versand.

Geschlossene Tickets endgültig löschen

Diese Funktion ist standardmäßig ausgeschaltet. Aktiviere sie erst, wenn Aufbewahrungspflichten, interne Nachweise und Sicherungen geklärt sind.

1. Aktiviere Geschlossene Tickets endgültig löschen.
2. Lege bei Weitere Tage bis zum endgültigen Löschen die zweite Frist fest.
3. Speichere die Projektkarte.

Die zweite Frist beginnt mit dem Schließen. Nach ihrem Ablauf markiert der Workflow das Ticket zur endgültigen Bereinigung; Nachrichten, Ereignisse und Anhänge werden über den geschützten Löschlauf entfernt. Die Abschlussmail wurde bereits beim Schließen verschickt und wird beim Löschen nicht wiederholt. Manuell geschlossene Tickets fallen ebenfalls unter die aktivierte Löschfrist.

Bewertungsbitte

Nach geschlossenem Ticket um Bewertung bitten steuert die vorhandene projektbezogene Bewertungsanfrage. Sie ersetzt nicht die Abschlussmail. Die benötigten Texte werden über E-Mailtexte bearbeiten gepflegt. Prüfe dort Sprache, Absender und Vorschau, bevor du die Funktion aktivierst.

Persönliche Prüfung

Persönliche Prüfung frühestens nach Tagen und Spätestens nach Tagen begrenzen das Zeitfenster für die Nachkontrolle. Der erste Wert darf nicht nach dem zweiten liegen. Die Warteschlange Persönlich prüfen macht fällige Vorgänge sichtbar; sie versendet von sich aus keine Kundenmail und ändert den Ticketinhalt nicht.

Urlaubsantwort

1. Aktiviere Urlaubsantwort verwenden.
2. Trage Von und Bis ein; beide Tage gehören zum Zeitraum.
3. Öffne E-Mailtexte bearbeiten und prüfe die Urlaubsantwort in allen verwendeten Projektsprachen.
4. Speichere die Workflowkarte.

Im eingestellten Zeitraum ersetzt die Urlaubsantwort andere automatische Antworten dieses Projekts. Manuelle Antworten, interne Notizen und normale Ticketbearbeitung bleiben möglich. Außerhalb des Zeitraums wird die Urlaubsantwort nicht gesendet.

Betrieb und Kontrolle

Die Abläufe werden durch denselben geschützten Cronweg wie der Postfachabruf ausgeführt. Mails abrufen startet ihn manuell und lädt anschließend die Ticketliste neu. Kontrolliere nach Änderungen mindestens einen Testvorgang, die projektbezogenen E-Mailtexte und die Cronfehleranzeige unter Einstellungen → E-Mail. Eine gespeicherte Frist verarbeitet keine Tickets, solange ihr Schalter ausgeschaltet ist.